Gửi Giấy Tờ, Hồ Sơ Sang Nhật: Hướng Dẫn Chi Tiết, Nhanh Chóng Và An Toàn

Nhật Bản là một trong những quốc gia có số lượng lớn du học sinh, người lao động và cộng đồng Việt Nam sinh sống, làm việc. Vì vậy, nhu cầu gửi giấy tờ, hồ sơ sang Nhật ngày càng nhiều và đòi hỏi quy trình chính xác, an toàn, đúng thời gian.

Tuy nhiên, giấy tờ là loại hàng hóa đặc biệt, có giá trị pháp lý cao và thường cần gửi gấp. Do đó, lựa chọn dịch vụ phù hợp, đóng gói đúng cách và chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng là điều vô cùng quan trọng.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ cách gửi giấy tờ, hồ sơ sang Nhật một cách nhanh chóng, tiết kiệm và hiệu quả nhất.

1. Những loại giấy tờ thường được gửi sang Nhật

Người Việt tại Nhật thường cần nhận nhiều loại giấy tờ quan trọng từ Việt Nam, bao gồm:

• Hồ sơ du học: học bạ, bảng điểm, giấy báo nhập học, hồ sơ chứng minh tài chính.

• Hồ sơ lao động: hợp đồng, giấy tờ xuất khẩu lao động, thông tin cá nhân.

• Giấy tờ pháp lý: giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, lý lịch tư pháp.

• Giấy tờ cá nhân: sổ hộ khẩu, CMND/CCCD bản sao, hồ sơ bệnh án.

• Giấy tờ công việc: hợp đồng, tài liệu làm việc, chứng chỉ.

Đây đều là giấy tờ quan trọng, do đó yêu cầu dịch vụ vận chuyển phải an toàn, đúng thời hạn, có theo dõi hành trình.

2. Các hình thức gửi giấy tờ sang Nhật phổ biến

Hiện nay, có 3 lựa chọn chính để gửi giấy tờ sang Nhật:

a. Gửi qua bưu điện (VNPost – EMS quốc tế)

• Thời gian: 3–7 ngày.

• Ưu điểm: Chi phí rẻ, gửi được ở mọi nơi trên cả nước.

• Nhược điểm: Tốc độ chưa nhanh bằng hãng chuyển phát quốc tế.

b. Gửi qua các hãng chuyển phát nhanh quốc tế

Bao gồm: DHL, FedEx, UPS, Nhật Post đối tác, v.v.

• Thời gian: 1–3 ngày (tùy khu vực Nhật).

• Ưu điểm: Nhanh, an toàn, tracking chính xác.

• Nhược điểm: Chi phí cao hơn bưu điện.

c. Dịch vụ gửi giấy tờ chuyên tuyến Việt – Nhật

Một số công ty logistics có tuyến Nhật chuyên biệt.

• Thời gian: 2–4 ngày.

• Ưu điểm: Giá hợp lý hơn DHL, thời gian nhanh.

• Nhược điểm: Cần chọn đơn vị uy tín.

3. Quy trình gửi giấy tờ, hồ sơ sang Nhật

Để đảm bảo an toàn và đúng thủ tục, bạn cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ

Hãy kiểm tra:

• Giấy tờ có cần công chứng không?

• Có cần dịch thuật sang tiếng Nhật không?

• Có cần bản gốc hay bản sao y?

Điều quan trọng là: giấy tờ phải sạch, không gấp nhăn, không hư hại.

Bước 2: Đóng gói đúng quy cách

• Sử dụng bìa cứng hoặc túi chống ẩm.

• Đặt giấy tờ giữa hai tấm carton để tránh gấp nếp.

• Nếu gửi nhiều loại hồ sơ, hãy kẹp theo từng bộ.

Việc đóng gói đúng giúp đảm bảo giấy tờ đến Nhật không bị cong, rách, mất giá trị pháp lý.

Bước 3: Khai thông tin người gửi – người nhận

Thông tin của người nhận phải chính xác:

• Họ tên đầy đủ

• Địa chỉ Nhật Bản (ghi đúng theo chuẩn Nhật: mã bưu điện – tỉnh – quận – phường – số nhà)

• Số điện thoại

• Email (để nhận thông báo giao hàng)

Bước 4: Chọn dịch vụ phù hợp

Nếu cần gấp: chọn DHL, FedEx hoặc dịch vụ hỏa tốc.
Nếu không gấp: chọn EMS quốc tế để tiết kiệm.

Bước 5: Theo dõi hành trình

Hầu hết các dịch vụ đều có mã tracking.
Bạn chỉ cần nhập mã là có thể xem:

• Hàng đang ở đâu

• Dự kiến đến Nhật ngày nào

• Trạng thái giao hàng

4. Thời gian gửi giấy tờ sang Nhật

Tùy theo dịch vụ bạn chọn:

Lưu ý: Thời gian có thể kéo dài thêm nếu:

• Khu vực nhận ở vùng xa Nhật

• Lễ Tết, thời điểm cao điểm

• Hải quan yêu cầu kiểm tra thêm

Nhưng thông thường, gửi giấy tờ sang Nhật rất nhanh và ít gặp rắc rối.

5. Chi phí gửi giấy tờ, hồ sơ sang Nhật

Chi phí phụ thuộc vào:

• Hãng vận chuyển

• Trọng lượng (thường từ 100–500g)

• Loại dịch vụ nhanh hay tiết kiệm

Mức giá tham khảo:

• EMS: 300.000 – 450.000 VNĐ

• DHL/FedEx: 650.000 – 1.000.000 VNĐ

• Tuyến chuyên: 350.000 – 500.000 VNĐ

Nếu gửi giấy tờ quan trọng, bạn có thể mua thêm:

• Bảo hiểm hàng hóa

• Dịch vụ giao hàng ưu tiên

6. Những lưu ý quan trọng khi gửi giấy tờ sang Nhật

1. Không gửi tiền trong phong bì

Nhiều người bị trả lại hoặc bị giữ hải quan vì quy định cấm gửi tiền mặt.

2. Không gửi USB, thẻ nhớ chung với hồ sơ

Những vật này được coi là hàng hóa, không phải tài liệu.

3. Luôn giữ lại mã vận đơn

Đây là cách duy nhất để theo dõi đơn hàng.

4. Gửi vào đầu tuần để hạn chế trễ

Gửi thứ 6 hoặc cuối tuần dễ bị dời sang tuần sau.

5. Không khai sai nội dung hồ sơ

Hải quan Nhật kiểm rất kỹ.

6. Nên scan giấy tờ trước khi gửi

Để phòng trường hợp thất lạc, bạn vẫn có bản sao.

7. Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

Gửi hồ sơ sang Nhật có bị mất không?

Rất hiếm khi xảy ra, đặc biệt khi dùng DHL hoặc EMS. Tuy nhiên bạn nên mua thêm bảo hiểm.

Giấy tờ gốc có gửi được không?

Hoàn toàn được. Bạn chỉ cần đóng gói chắc chắn và chọn dịch vụ uy tín.

Có cần làm thủ tục hải quan không?

Gửi giấy tờ thường chỉ cần khai thông tin đơn giản, không phải làm nhiều thủ tục phức tạp.

Có thể giao tận phòng ký túc xá tại Nhật không?

Tùy địa chỉ nhận, nhưng đa số dịch vụ đều giao tận nơi.

8. Kết luận

Gửi giấy tờ, hồ sơ sang Nhật không quá phức tạp, nhưng đòi hỏi sự cẩn thận trong khâu chuẩn bị, đóng gói và lựa chọn dịch vụ vận chuyển. Việc nắm rõ quy trình sẽ giúp bạn gửi hàng nhanh hơn, tiết kiệm hơn và an toàn hơn.

Nếu bạn đang cần gửi hồ sơ du học, giấy tờ pháp lý, hoặc bất kỳ tài liệu quan trọng nào sang Nhật, hãy lựa chọn dịch vụ vận chuyển uy tín để đảm bảo hồ sơ đến tay người nhận đúng thời gian – đúng địa chỉ – nguyên vẹn 100%.

XEM THÊM:

VẬN CHUYỂN BỘ DUNG CỤ VẮT CAM SANG NƯỚC MỸ AN TOÀN, UY TÍN

Báo giá & dịch vụ vận chuyển hàng hoá đi Mỹ giá rẻ

Dịch vụ gửi hàng xách tay từ Việt Nam đi Mỹ