GỬI MẪU HẠT CÀ PHÊ SANG TRUNG QUỐC: HƯỚNG DẪN CHI TIẾT, DỄ HIỂU, DỄ THỰC HIỆN

Trung Quốc là thị trường cà phê đang phát triển rất nhanh, đặc biệt tại các thành phố lớn và khu vực đô thị trẻ. Nhiều doanh nghiệp, hợp tác xã và cá nhân tại Việt Nam lựa chọn gửi mẫu hạt cà phê sang Trung Quốc để giới thiệu sản phẩm, tìm kiếm đối tác và mở đường cho xuất khẩu chính ngạch.

Tuy nhiên, dù chỉ là hàng mẫu, hạt cà phê vẫn thuộc nhóm nông sản có nguồn gốc thực vật, cần tuân thủ các quy định nhất định. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ quy trình, yêu cầu và những lưu ý quan trọng, được trình bày ngắn gọn, dễ đọc và dễ áp dụng.

Vì sao nên gửi mẫu hạt cà phê sang Trung Quốc?

Gửi mẫu là bước gần như bắt buộc trước khi ký kết hợp đồng xuất khẩu. Thông qua mẫu thử, đối tác Trung Quốc có thể trực tiếp đánh giá chất lượng cà phê Việt Nam.

Những mục đích phổ biến gồm:

• Giới thiệu hương vị và chất lượng cà phê

• Phục vụ thử nếm, rang mẫu và đánh giá cảm quan

• So sánh với các nguồn cà phê khác trên thị trường

• Tạo niềm tin trước khi đặt đơn hàng số lượng lớn

Việc gửi mẫu đúng cách sẽ giúp tăng khả năng hợp tác thành công.

Các loại mẫu hạt cà phê thường được gửi

Tùy yêu cầu của đối tác, mẫu hạt cà phê gửi sang Trung Quốc thường là:

• Hạt cà phê xanh (chưa rang)

• Hạt cà phê đã rang (rang nhạt, rang vừa hoặc theo profile riêng)

• Mẫu thử nhỏ, từ vài trăm gram đến vài kilogram

Lưu ý: nên giữ số lượng ở mức hợp lý để thể hiện đúng tính chất hàng mẫu, không kinh doanh.

Quy định cơ bản khi gửi mẫu hạt cà phê sang Trung Quốc

1. Yêu cầu về chất lượng

• Hạt cà phê khô, sạch, không ẩm mốc

• Không lẫn đất, vỏ, côn trùng hay tạp chất

• Không có mùi lạ hoặc dấu hiệu hư hỏng

2. Yêu cầu về số lượng

• Chỉ gửi khối lượng nhỏ

• Tránh gửi quá nhiều dễ bị xem là hàng thương mại

3. Yêu cầu về giấy tờ

Tùy từng lô hàng và yêu cầu của phía nhận, có thể cần:

• Hóa đơn thương mại (ghi rõ: sample – no commercial value)

• Phiếu đóng gói

• Chứng từ kiểm dịch thực vật (nếu được yêu cầu)

Chuẩn bị đúng giấy tờ giúp hàng thông quan nhanh và hạn chế rủi ro.

Quy trình gửi mẫu hạt cà phê sang Trung Quốc

Bước 1: Chuẩn bị mẫu

Chọn mẫu đại diện tốt nhất cho sản phẩm của bạn:

• Hạt đồng đều

• Chất lượng ổn định

• Phù hợp với phân khúc khách hàng mục tiêu

Bước 2: Đóng gói đúng cách

• Dùng túi zip, túi nhôm hoặc túi hút chân không

• Đóng kín để giữ mùi và tránh ẩm

• Cho vào thùng carton cứng, có lót chống sốc

Đóng gói tốt giúp bảo toàn hương vị trong suốt quá trình vận chuyển.

Bước 3: Khai báo hàng hóa

• Khai báo rõ là mẫu hạt cà phê

• Nêu rõ mục đích gửi mẫu, không thương mại

• Thông tin trên chứng từ phải thống nhất

Bước 4: Vận chuyển và theo dõi

Sau khi gửi, cần theo dõi hành trình đơn hàng để kịp thời xử lý nếu phát sinh kiểm tra hoặc bổ sung hồ sơ.

Thời gian gửi mẫu hạt cà phê sang Trung Quốc

Thời gian vận chuyển thường không quá dài nếu hồ sơ đầy đủ:

• Gửi nhanh: khoảng 2–4 ngày

• Gửi thông thường: khoảng 5–7 ngày

Thời gian có thể thay đổi tùy khu vực nhận hàng và khâu thông quan.

Những lưu ý quan trọng cần nhớ

Để tránh hàng bị giữ hoặc trả về, bạn nên lưu ý:

• Không gửi hạt cà phê còn vỏ, còn cành lá

• Không khai báo sai tên hàng

• Không gửi kèm thực phẩm khác trong cùng kiện

• Trao đổi trước với đối tác về yêu cầu kiểm dịch

• Lưu lại hình ảnh đóng gói và chứng từ liên quan

Sự cẩn thận ở khâu chuẩn bị sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí.

Kết luận

Gửi mẫu hạt cà phê sang Trung Quốc là bước quan trọng để tiếp cận thị trường tiêu thụ cà phê đầy tiềm năng này. Khi hiểu rõ quy định, chuẩn bị mẫu đúng tiêu chuẩn và thực hiện đúng quy trình, việc gửi mẫu sẽ diễn ra nhanh chóng và an toàn. Đây chính là tiền đề quan trọng giúp cà phê Việt Nam chinh phục đối tác Trung Quốc và tiến xa hơn trên thị trường quốc tế.