1. Đặc điểm hàng hóa & Quy định nhập khẩu Nhật Bản

• Lịch để bàn thuộc nhóm ấn phẩm in (HS code thường dùng: 4910).

• Không thuộc nhóm hàng hạn chế, không cần giấy phép đặc biệt.

• Nếu có hình ảnh nhân vật, logo thương hiệu → phải đảm bảo không vi phạm bản quyền Nhật.

• Nhật Bản kiểm tra chặt về trọng lượng, khai báo trị giá, và tiêu chuẩn đóng gói.

2. Lựa chọn hình thức đóng gói & kiện hàng phù hợp

• Xác định kích thước lịch để bàn (A5, A6, mini…) để tối ưu số lượng mỗi kiện.

• Sử dụng thùng carton 5–7 lớp, ưu tiên loại chống nén để bảo vệ giấy.

• Chèn xốp, giấy kraft hoặc bọt khí để tránh cong góc lịch khi vận chuyển xa.

• Niêm phong bằng băng keo chịu lực và dán nhãn mô tả hàng rõ ràng: “Desk Calendars – Printed Items – Non Hazardous”.

• Sắp xếp lịch theo từng lớp, tránh đặt quá chặt để không bị ép cong trong quá trình vận chuyển.

3. Hồ sơ & Chứng từ cần thiết

• Commercial Invoice (ghi rõ số lượng, giá trị, mô tả: “Desk Calendar”).

• Packing List (trọng lượng thực & quy đổi).

• Bill of Lading / Airway Bill tùy phương thức.

• Không bắt buộc CO, nhưng có thể cung cấp nếu đối tác yêu cầu theo FTA Việt Nam – Nhật Bản.

4. Quy cách đóng gói chuẩn để gửi sang Nhật

• Bọc từng block lịch bằng màng chống ẩm; Nhật khí hậu ẩm nên dễ cong giấy.

• Thùng carton 5 lớp, có chèn chống va đập ở 4 góc.

• Dán nhãn: “Printed paper products – Handle with care”.

• Ghi trọng lượng chính xác vì Nhật kiểm tra rất kỹ thông tin trên invoice.

5. Kiểm soát rủi ro và đảm bảo hàng đến Nhật an toàn

• Chụp ảnh toàn bộ kiện hàng trước khi gửi để làm bằng chứng nếu xảy ra hư hỏng.

• Ký hợp đồng vận chuyển có điều khoản bảo hiểm hàng hóa (đặc biệt cho lô lớn).

• Theo dõi hành trình vận chuyển qua tracking và chuẩn bị hồ sơ sẵn cho hải quan Nhật.

• Tránh gửi lịch vào mùa ẩm ướt hoặc mùa mưa nếu không có túi chống ẩm tốt.

• Kiểm tra kỹ thông tin người nhận ở Nhật vì sai địa chỉ sẽ phát sinh chi phí lưu kho, hoàn hàng.

KẾT LUẬN

Vận chuyển lịch để bàn từ Việt Nam sang Nhật Bản khá thuận lợi vì không thuộc nhóm hàng hạn chế và thuế gần như bằng 0%; tuy nhiên để giảm rủi ro và tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp cần đóng gói kỹ, khai báo đúng trọng lượng, chọn phương thức vận tải phù hợp và bảo đảm không vi phạm bản quyền — khi đó việc xuất hàng sang thị trường Nhật sẽ trơn tru và hiệu quả.